Vaya por delante que no todos somos iguales y aquello que a algunos nos cuesta mucho hacer, otros pueden hacerlo con mayor facilidad. Cada persona es un mundo y establecer tiempos o reglas genéricas para hacer las cosas es completamente absurdo.

Hay personas capaces de “imaginar” un trabajo en su cabeza, casi al completo, antes de ponerse al teclado. Hay otras que necesitan hacer borradores y prefieren modificarlos una y otra vez, sobre la marcha. La técnica no define el resultado final, pero cambia el modo en que se desarrolla el día a día.

En cualquier caso, la gestión de tiempo en la jornada laborar es una necesidad constante en cualquier empresa. Sobretodo, cuando hay fechas de entrega muy duras. Veamos las siete reglas de oro para una buena gestión del tiempo:

1.- MADRUGA

Es un clásico, pero funciona. Es más fácil trabajar cuando no hay ruido alrededor, cuando no hay gente. Hay muchas personas que dicen trabajar mejor por la noche, pero está demostrado que somos mucho más productivos por la mañana.

2.- PRIORIZA

Establece qué 3 tareas debes acabar sí o sí en el día. Si las acabas y te ves con ganas de más, sigue haciendo faenas menores. No hagas una lista demasiado larga o tendrás la sensación de avanzar poco. Siempre hay alguna tarea que no apetece nada hacer. Usa la regla de tragar un sapo al día. Cada día, quítate uno de esos trabajos amargos. Traga un sapo al día.

3.- ACTUALIZA

El camino de casa a la oficina, o cualquier desplazamiento es un buen momento para actualizar mentalmente las listas de tareas. Sabemos las prioridades de los próximos días; decidamos entonces las tareas importantes para hoy. Por dónde empezar, o qué necesitamos hacer antes de comenzar con un trabajo.

4.- DESCANSA

Respeta los momentos de descanso. Puede parecer que no, pero acabar agotado un día no beneficia en nada al día siguiente, si no somos capaces de descansar. Desconecta después de acabar una tarea. Haz pausas. Toma un café. Sal a que te de el aire. Haz una llamada o algún tema personal. Pero cuidado con interrumpir demasiado el trabajo. Las pausas hay que hacerlas entre trabajos. No interrumpiendo una labor.

5.- PONTE PLAZOS

Ésta es un arma de doble filo. Es una herramienta muy útil, pero hay que utilizarla bien. Los plazos han de ser realistas. Y hay que ser fiel a ellos una vez puestos. Procrastinar es una tendencia muy humana, pero profesionalmente es un fallo enorme. No esperes a la fecha de entrega, ponte tú tus propios plazos.

6.- ALARMAS

Las alertas también son una herramienta muy útil. Siempre hay alguna tarea menor que se queda colgada: una llamada, un mail, avisar a alguien de algo… Utilizar alarmas en el calendario del ordenador o de dispositivos móviles es muy práctico. A malas, el eterno post-it nos puede salvar la papeleta.

7.- ENTORNO

El entorno en el que trabajas es importante. Un entorno desordenado o desorganizado hace que tu cerebro se estrese. Tómate unos minutos en limpiar y ordenar tu entorno y hacerlo tuyo. Añádele algún detalle (una foto, una figura…) que lo personalice. Que lo convierta en tu espacio personal.

Es importante recordar que estas siete reglas requieren siempre un proceso de personalización. Adaptarlas a tu realidad. A tu despacho. A tu trabajo. Ten en cuenta que acabar más tareas no significa haberlas hecho bien. Todo este proceso cambia en función de tu manera de hacer las cosas, del trabajo que realizas, y de dónde lo realizas. Pero no dudes, ni por un momento, que una buena gestión del tiempo contribuye, y mucho, a mejorar tu rendimiento.